In den beiden letzten Artikeln wurde die Risiko-Analyse (Phase II) dargestellt: Zunächst wurde in Teil C unserer Serie für das Modul GoBD beschrieben, wie die Dokumentation von Prozessen sowie die Identifikation bestehender Maßnahmen und eine Bewertung von Risiken zu konzipieren ist; anschließend wurde in Teil D anhand ausgewählter Risiken aus dem Modul „Lohnsteuer/Sozialversicherung“ die Bewertung hinsichtlich Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit an Praxisfällen veranschaulicht. Hier folgt nun in Phase III die Ausarbeitung und Implementierung von Maßnahmen der Steuerung und von Kontrollen auf der Basis der in Phase II identifizierten steuerlichen Risiken. Konkret wird im Folgenden für das Modul Umsatzsteuer dargestellt, wie gezielt Risiken reduziert und Compliance-Verstöße vermieden werden können.

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Nachdem die Phase II des PKF-Modells am Beispiel GoBD dargestellt wurde, wird die Reihe nachfolgend mit Beispielen aus dem Bereich Lohnsteuer/Sozialversicherung fortgesetzt. Auch für diesen Bereich werden die Anforderungen an die für die Sicherstellung der Tax Compliance erforderlichen Verfahrens- und Prozessdokumentationen beschrieben.

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In Phase I des PKF-Modells, der Tax-Compliance-Analyse, werden die Standardmodule GoBD einschl. Verfahrens- und Prozessdokumentation, Umsatzsteuer, Lohnsteuer/Sozialversicherung, Ertrag- und Bilanzsteuern, Internationales Steuerrecht und Verrechnungspreise einer Grobanalyse unterzogen. Ergebnis der Phase I ist die Entscheidung, welche Module in Phase II detailliert analysiert werden. Phase II umfasst nun zunächst eine Analyse, inwiefern Kontrollen und Maßnahmen bei den Einzelrisiken der ausgewählten Module bestehen, um Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren. Nachfolgend wird für das Modul GoBD dargestellt, wie eine Verfahrens- und Prozessdokumentation ausgestaltet sein muss, um Tax Compliance insoweit sicherzustellen. Besonders wichtig ist hierbei die Prozessdokumentation, die für nahezu alle Unternehmen die Grundlage der weiteren Module des Tax CMS bildet.

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Innerhalb unseres Modells zur Tax Compliance wird in der Phase I der aktuelle Status der Tax Compliance im Unternehmen aufgenommen. Dabei wird auf einem „High Level“ ermittelt, in welchen Bereichen ggf. Handlungsbedarf besteht. Mittels Interviews und Checklisten wird eine Einschätzung vorgenommen, wie stark die sieben Elemente der Tax Compliance ausgeprägt sind. Untersucht werden Art, Umfang und Konkretisierung der Grundsätze und Maßnahmen, aber auch der Dokumentation. Dabei erfolgen die Untersuchung wie auch die Beurteilung des Tax CMS auf der Basis von Standardmodulen unter Berücksichtigung der individuellen Steuerrisiken des Unternehmens.

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Ob Preisabsprachen, schwarze Kassen, unzumutbare Arbeitsbedingungen, diskriminierende Marketingkampagnen, Daten- und Schmiergeldaffären oder Steuerverkürzung und -hinterziehung – diese Compliance-Verstöße haben in allen Fällen der letzten Zeit zu hohen Kosten, Imageschäden und persönlicher Haftung der Beteiligten geführt. In unserer neuen Reihe zum Tax Compliance Management System (Tax CMS) stellen wir dar, wie im Bereich Steuern Risiken vermieden, Qualität und Effizienz von Prozessen gesteigert sowie letztlich Ressourcen gespart werden können. Eine zentrale Rolle spielt dabei das sog. Vier-Phasen-Modell von PKF, das wir im Anschluss an einen grundsätzlichen Überblick vorstellen werden.

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