17.10.2018

Tax Compliance Management System – Teil E: Maßnahmen der Steuerung und Kontrollen am Beispiel der Umsatzsteuer (Phase III des PKF-Modells)

In den beiden letzten Artikeln wurde die Risiko-Analyse (Phase II) dargestellt: Zunächst wurde in Teil C unserer Serie für das Modul GoBD beschrieben, wie die Dokumentation von Prozessen sowie die Identifikation bestehender Maßnahmen und eine Bewertung von Risiken zu konzipieren ist; anschließend wurde in Teil D anhand ausgewählter Risiken aus dem Modul „Lohnsteuer/Sozialversicherung“ die Bewertung hinsichtlich Schadenhöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit an Praxisfällen veranschaulicht. Hier folgt nun in Phase III die Ausarbeitung und Implementierung von Maßnahmen der Steuerung und von Kontrollen auf der Basis der in Phase II identifizierten steuerlichen Risiken. Konkret wird im Folgenden für das Modul Umsatzsteuer dargestellt, wie gezielt Risiken reduziert und Compliance-Verstöße vermieden werden können.

 

Abb. 1: Vier Phasen des PKF Tax Compliance Management Systems

Gesetzliche Vorgaben und Umsatzsteuer

Im Bereich der Umsatzsteuer bestehen wesentliche Risiken in fehlerhaften Eingangsrechnungen. Eine ordnungsgemäße Rechnung hat bestimmte Mindestbestandteile zu enthalten. Diese Angaben sind vom Rechnungsempfänger zu prüfen, wenn der Vorsteuerabzug sichergestellt werden soll. Daneben hat der Steuerpflichtige weitere Verpflichtungen wie die sach- und fristgerechte Abgabe von Voranmeldungen und Jahreserklärungen zu erfüllen. Die Voranmeldungen sind grundsätzlich bis spätestens zum 10. Kalendertag des Abgabezeitraums bei der Finanzverwaltung einzureichen, die Jahreserklärung ist bei Erstellung durch einen Steuerberater bis zum 31.12. des folgenden Jahres nach Ablauf des Veranlagungszeitraums abzugeben.


Neben diesen allgemeinen Verpflichtungen sind weitere Pflichten vom Geschäftsmodell abhängig:

  • Unternehmer, die Lieferungen ins Ausland ausführen, müssen dies durch entsprechende Buch- und Belegnachweise dokumentieren.
  • Bei Lieferungen ins EU-Ausland sind laufend Zusammenfassende Meldungen beim Bundeszentralamt für Steuern abzugeben.
  • Bei der Überschreitung bestimmter Lieferschwellen für Ein- und Ausfuhren sind Intrastatmeldungen einzureichen.
  • Bei entsprechenden Sachverhalten sind die Regelungen über die Umkehr der Steuerschuld bei Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland, über innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte und über Konsignationslager zu beachten.

Hinweis: Sofern die Umsatzsteuervoranmeldungen verspätet abgegeben werden, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag erheben. Im Falle der Anmeldung einer Vorauszahlung, aber ausbleibender Entrichtung der Steuer, drohen Säumniszuschläge und Geldbußen. Wenn der Steuerpflichtige keine Voranmeldung abgibt oder falsche Angaben macht, kann dies als Steuerverkürzung betrachtet werden, die strafrechtlich verfolgt wird.

Tax-Compliance-Programm

Voraussetzungen für die Umsetzung

Entscheidend für den Erfolg des Compliance-Programms ist, dass die Mitarbeiter der Steuerabteilung sowie Mitarbeiter aus Abteilungen mit umsatzsteuerrelevanten Aufgabenfeldern über die erforderlichen Kenntnisse der Umsatzsteuer verfügen. Die Prozesse zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sind unter Einbezug bereits bestehender Kontrollen zu dokumentieren. Dabei sind auch die Prozesse der angrenzenden Unternehmensbereiche (wie Logistik oder Vertrieb) einzubeziehen. Es ist sicherzustellen, dass die zuständigen Mitarbeiter hinreichendes Wissen im steuerlichen Bereich besitzen, um potentielle Risiken identifizieren und kommunizieren zu können. Die Steuerabteilung sollte mit ausreichend Personal ausgestattet sein, um dem Risiko entgegenzutreten, dass elementare Aufgaben wie die Abgabe von Voranmeldungen und Jahreserklärungen nicht fristgerecht durchgeführt werden können.

Maßnahmen der Steuerung und Kontrollen

Zur Sicherstellung der Erfüllung der umsatzsteuerlichen Pflichten bieten sich insbesondere folgende Maßnahmen der Steuerung und Kontrollen an:

  • Regelmäßige Schulungen von Mitarbeitern mit umsatzsteuerrelevanten Tätigkeiten
  • Implementierung eines „4-Augen-Prinzips“ für umsatzsteuerliche Ausnahmefälle
  • Qualitätsprüfung der umsatzsteuerlichen Datenaufzeichnungen und Meldungen (eventuell auch mit Hilfe von Datenanalyseprogrammen; z.B. VAT View)
  • Regelmäßige Aktualisierung der automatisierten, umsatzsteuerlichen Abläufe in den EDV-Systemen

Tax-Compliance-Überwachung und -Verbesserung

Die Angemessenheit und Wirksamkeit des Systems im Bereich Umsatzsteuer kann insbesondere mit Hilfe folgender Maßnahmen überwacht werden:

  • Überprüfung der Verarbeitung von umsatzsteuerlichen Daten im ERP
  • Regelmäßige Aktualisierung von Stammdaten
  • Überprüfung der Gesamttransaktionsdaten hinsichtlich Risiken
  • Überwachung der Durchführung und Teilnahmen an Schulungen
  • Prüfung von Kontrollen bei der Steueranmeldung und -erklärung
  • Prüfung von Arbeitsanweisungen

Tax-Compliance-Kommunikation

Entscheidend für den Erfolg des Tax-CMS ist die Festlegung von klaren Kommunikationswegen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten von jedem Mitarbeiter für seinen Aufgabenbereich. Es ist festzulegen, wie Tax-Compliance-Risiken sowie Hinweise auf potentielle oder festgestellte Regelverstöße an die entsprechenden Stellen im Unternehmen gemeldet werden. Die Kommunikation kann z.B. in Form von Mitarbeiterbriefen, Compliance-Handbüchern oder Schulungsveranstaltungen stattfinden. Hierbei sind insbesondere die folgenden Punkte von besonderer Bedeutung:

  • Periodisches Compliance-Reporting an die Unternehmensleitung
  • Kommunikation mit der Finanzverwaltung
  • Information der Mitarbeiter über umsatzsteuerliche Neuerungen
  • Kommunikation über neue oder geänderte umsatzsteuerliche relevante Prozesse
  • Bereitstellung von notwendigen Informationen für den Jahresabschluss an die Buchhaltung

Abb. 2: Vier Phasen des PKF Tax Compliance Management Systems

Fazit

Im Rahmen eines Tax-CMS sollte auf den Bereich Umsatzsteuer ein besonderer Fokus gelegt werden, da die Finanzverwaltung in Betriebsprüfungen diesem Feld regelmäßig eine hohe Bedeutung beimisst. Ein funktionierendes VAT-Compliance-System kann für die Finanzverwaltung als Indiz gegen vorsätzliches oder leichtfertiges Verhalten dienen.

 

WP/StB Jens Düe / StB Enrico Kiehne

Aus: PKF Nachrichten 10/2018